Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Wo klemmt es in Outlook? AddIn gesucht? Wer kann helfen?
Heiko Schröder
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Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Heiko Schröder » Freitag, 18. Dezember 2015 - 10:04 Uhr

Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Das eigentliche Problem:

Outlook speichert Einstellungen, Kontakte, Termine (Kalender), Notizen und Aufgaben standardmäßig immer in der STANDARD Datendatei. Welche das ist, können Sie über das Menü DATEI INFORMATIONEN - KONTOEINSTELLUNGEN, Register DATENDATEIEN einsehen.

Bis Outlook 2010 konnten Datendateien eines IMAP Kontos nicht als STANDARD festgelegt werden und somit nicht zusammen mit Kontakten, Kalender, Notizen und Aufgaben gespeichert werden.

Ab Outlook 2013 ist es jedoch möglich, auch IMAP-Konten als STANDARD festzulegen , was jedoch zu Datenverlusten bei Kontakten, Kalender, Notizen und Aufgaben führen kann. Dies passiert auch, wenn Sie es als erstes IMAP-Konto nach einer Neuinstallation angelegt haben.

Warum?

Ab Outlook 2013 hat Microsoft das Format der IMAP-Konten umgestellt, so dass die bisher in Outlook verwendeten pst-Datendateien ignoriert werden. Stattdessen legt Outlook für jedes IMAP-Konto eine neue Datendatei als "flüchtige" ost-Datei an.

Wenn Sie jetzt dieses IMAP-Konto als STANDARD festlegen, werden auch die Kontakte, Termine (Kalender), Notizen und Aufgaben in dieser ost-Datei abgelegt. Wenn Sie z.B. in die Kontakte umschalten, ist dies erkennbar an der Bezeichnung "(Nur dieser Computer)".

Wie Sie sicherlich wissen, sind ost-Dateien temporäre Dateien und beinhalten nur das Abbild Ihrer Mails, wie Sie bei Ihrem Mailprovider liegen. Ist diese ost-Datei defekt, dann muss sie nur gelöscht werden und Outlook zieht sich die Mails nochmals von Ihrem Mailprovider. Leider aber nicht die Kontakte, Kalender, Notizen und Aufgaben, denn die werden nicht bei Ihrem Mailprovider abgelegt und abgeglichen, sondern befinden sich eigentlich nur lokal auf Ihrem Rechner. Dasselbe Problem besteht auch, wenn Sie zu einem anderen Mailprovider wechseln.

Die Lösung:

Wenn Sie die iCloud oder Hotmail/Outlook.com Active Sync verwenden, um Ihre Kontakte und Termine mit anderen Geräten synchron zu halten, dann müssen Sie die Umstellung nicht vornehmen. Ihre Daten werden bei einem Datenverlust automatisch wieder synchronisiert.

Trennen Sie die lokalen Daten (Kontakte, Termine, Notizen und Aufgaben) von Ihren IMAP-Mails!

  • Rufen Sie das Menü DATEI INFORMATIONEN - KONTOEINSTELLUNGEN, Register DATENDATEIEN auf.
  • Klicken Sie auf HINZUFÜGEN.
  • Wählen Sie den Eintrag "Outlook-Datendatei (PST)" und klicken Sie auf OK.
  • Geben Sie einen Speicherort und einen Namen für die Datendatei bzw. belassen Sie die Vorgabe und übernehmen Sie mit OK.
  • Die soeben angelegte Datendatei wird als letzter Eintrag in der Datendateien-Übersicht aufgelistet.
  • Selektieren Sie sie und klicken Sie oberhalb der Liste auf ALS STANDARD FESTLEGEN.
  • Es erscheint eine Meldung, dass Sie möglicherweise Outlook neu starten müssen.

Jetzt sehen Sie links in Outlook in der Ordnerstruktur ganz oben Ihre neue Datendatei. Zukünftig speichert Outlook die Kontakte, Termine, Notizen und Aufgaben und Einstellungen wieder getrennt von den Mails in der lokalen Datendatei.

Jetzt müssen Sie noch die bisherigen Kontakte, Termine, Notizen und Aufgaben verschieben!

  • Bleiben Sie in der Ordneransicht der E-Mails und drücken Sie die Tastenkombination STRG + 6. Damit haben Sie die sonst in der Ordnerliste versteckten Ordner Kalender, Kontakte, etc. eingeblendet.
  • Klicken Sie in der IMAP-Konto-Ordnerliste auf den Kalender.
  • Um alle Einträge sehen zu können, wählen Sie ANSICHT - ANSICHT ÄNDERN - LISTE.
  • Mit der Tastenkombination STRG + A selektieren Sie alle Einträge.
  • Verschieben Sie nun die Einträge von dem bisherigen Kalender in den Kalender der neu angelegten und als Standard definierten Datendatei am Anfang der Ordnerliste.

Wiederholen Sie den Vorgang für die Kontakte, die Aufgaben und das Journal.

Wenn Sie jetzt in die entsprechenden Bereiche Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben und Journal umschalten, sollten Sie Ihre Elemente in den jeweiligen Ordnern befinden, die nicht mit "(Nur dieser Computer)" bezeichnet sind.

Die Elemente werden ab sofort unabhängig von Ihrem IMAP-Konto gespeichert.

Leider lassen sich die entsprechenden Kontakte-/Kalenderordner, etc. aus dem IMAP-Konto nicht entfernen, da sie von Outlook als Standardordner angelegt worden sind. Und Standardordner lassen sich nicht löschen.
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Guenther Bauer
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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Guenther Bauer » Sonntag, 01. Mai 2016 - 12:42 Uhr

Soweit, so sehr gut. Wenn ich nun eine neue Mail verschicken will und mit "An" in den Kontakten die Adresse suche, bekomme ich nur den Kontaktordner (Nur auf diesem Computer) angezeigt. Wie bringe ich Outlook2013 bei, dass es im neuen Kontaktordner nachsehen muss?
Danke und mfG
Günther

Heiko Schröder
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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Heiko Schröder » Montag, 02. Mai 2016 - 9:07 Uhr

Hallo,

nutzen Sie einfach die Lösung aus Problem 3 unter www.mobackup.de/probleme/, um den neuen Kontakteordner im Adressbuch anzuzeigen.
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Guenther Bauer
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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Guenther Bauer » Montag, 02. Mai 2016 - 21:10 Uhr

Super, danke!

Uwe Ochsendorf
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Termine landen im falschen Kalender

Beitragvon Uwe Ochsendorf » Freitag, 11. November 2016 - 10:45 Uhr

Hallo,

ich habe dies nun unter Office 2016 so eingerichtet und es funktioniert problemlos.

Leider habe das das Problem, dass Einladungen für Termine immer im Kalender (nur für diesen Computer) ankommen und ich diese mühsam jedes mal in meinen Kalender in der neuen pst-Datei kopieren muss.

Meine Frage: Kann man das ändern?

Herzlichen Dank im Voraus für eine Idee.

Uwe Ochsendorf

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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Heiko Schröder » Freitag, 11. November 2016 - 18:18 Uhr

Sie müssen die neu angelegte Datendatei als STANDARD definieren. Aktuell ist noch die IMAP-Datendatei als Standard festgelegt.

  • Rufen Sie DATEI - INFORMATIONEN - KONTOEINSTELLUNGEN auf.
  • Wechseln Sie in das Register DATENDATEIEN
  • klicken Sie auf die neue Datendatei
  • und klicken Sie dann auf ALS STANDARD FESTLEGEN
  • Eventuell müssen Sie Outlook neu starten.

Jetzt sollten die Termine im lokalen Kalender landen.
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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Uwe Ochsendorf » Samstag, 12. November 2016 - 11:31 Uhr

Hallo Herr Schröder,

das habe ich gemacht, stand ja schon in einer früheren Anleitung. Aber erzählen Sie das mal Outlook. Das interessiert nicht und ist immer noch so wie vorher.

Und nun?

MfG Uwe Ochsendorf

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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Heiko Schröder » Montag, 14. November 2016 - 10:47 Uhr

Heiko Schröder hat geschrieben:Einladungen für Termine

Liegt es möglicherweise daran, dass die Einladungen an die IMAP-Adresse gesendet werden und somit intern in Outlook mit dem IMAP-Konto verknüpft sind?
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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon Uwe Ochsendorf » Mittwoch, 16. November 2016 - 17:58 Uhr

Dazu kenne ich mich zu wenig aus. Meine Einladungen werden an meine EMail-Adresse geschickt, so wie ich das schon seit Jahren mache. An was soll ich die sonst schicken? Und die EMail-Adresse ist nun mal mit dem IMAP-Konto verknüpft, was auch sonst?

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Re: Datenverlust in IMAP-Konten vermeiden

Beitragvon blabla » Donnerstag, 30. November 2017 - 14:20 Uhr

Das ist jetzt nicht euer Ernst!?

Da gebe ich schon Geld für dieses Programm aus, damit ich nicht basteln muss und dann so ein Schrott!

Da werden großartig USP und Nutzenversprechen vor dem Kauf gewälzt, aber ein Hinweis auf das Problem findet sich nirgends. Und ich bin ganz sicher nicht der erste oder einzige mit IMAP Kontent in Outlook.

Da könnt ich echt zu viel bekommen, echt!


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